¿Cómo sé si mi empresa necesita un sistema integrado de facturación, contabilidad y otros módulos?

Es realmente difícil desarrollar una tarea sin la herramienta adecuada, pero también lo es intentar usar una herramienta que supera la necesidad. Te compartimos a continuación algunos indicadores para determinar si tu empresa realmente necesita una automatización.

Algunas organizaciones no están en el momento de implementar un sistema de facturación, contabilidad y otros módulos integrados, lo que se conoce como ERP (Planificador de Recursos Empresariales). Ya sea por tener un volumen de transacciones relativamente bajo, un negocio con pocas posibilidades de crecimiento o por llevar una operación completamente centralizada (una sola persona hace todas las tareas), muchas podrían gestionar su operación en forma manual o con herramientas relativamente básicas.

Es realmente difícil desarrollar una tarea sin la herramienta adecuada, pero también lo es intentar usar una herramienta que supera la necesidad. Te compartimos a continuación algunos indicadores para determinar si tu empresa realmente necesita una automatización.

Indicadores de que tu empresa realmente necesita un ERP

  1. Volumen de transacciones. No importa el monto de las mismas, si una organización genera más de 15 documentos por mes (propuestas, presupuestos, cotizaciones, facturas, recibos de cobro, comprobantes de pago) podría haber una oportunidad de automatización. Hacer lo mismo vez tras vez es una tarea tediosa, que se presta a generar errores u omisiones, lo que podrían afectar el trabajo.
  2. Necesidad de estandarización. Lograr que el trabajo se haga con el mismo nivel de calidad en cada ocasión es una tarea difícil si solamente se confía en la supervisión y revisión. Automatizar la facturación o la cobranza con IMS Probos puede ser la solución al problema: se establece el flujo del proceso, los datos requeridos en cada momento y los pasos que debería dar el usuario, evitando confiar en su memoria o autodisciplina.
  3. Estructura de soporte (trabajo en equipo). Casi todas las empresas nacen por la iniciativa de una persona, pero al crecer, se hace necesario delegar tareas, crear estructuras de soporte y trabajar en equipo. Delegar es un gran reto para las empresas en crecimiento. Aún sin darse cuenta, una misma persona podría desarrollar diferentes tareas, controlando ella misma el momento en que hace cada una; el problema viene cuando se requiere que otros lo hagan, pues no necesariamente tendrán el mismo nivel de motivación o experiencia. Sería más fácil delegar una tarea cuando se desarrolla sobre una herramienta estándar (estructura, procedimientos y controles), de forma tal que el trabajo se documente en la plataforma (alertas de seguimiento, reportes de trabajo completado), se repartan las responsabilidades y un equipo pueda estar al tanto del trabajo de los otros.
  4. Descentralización. Aún en empresas medianas y grandes suceden casos en los que un buen colaborador se vuelve una isla: hace el trabajo a su manera, centraliza la información y se vuelve imprescindible, de forma tal que su ausencia (vacaciones, licencias o desvinculación) detiene toda la empresa. IMS Probos permite descentralizar los procesos, de forma tal que el flujo de los mismos y la información, no esté solamente en la mente del usuario.
  5. Integración. Crear una factura y aplicar un cobro es fácil de hacer sin tener una herramienta. Pero si se requiere crear una factura según el límite de crédito del cliente, saber cuándo es el momento oportuno de hacer la gestión del cobro, aplicar un cobro parcial que viene en diferentes medios de pago (nota de crédito, cheque y transferencia), asegurarnos que el depósito entró al banco y avisar la necesidad de reponer inventario mientras controla el costo de producción es una tarea mucho más compleja. Eso requiere integración (sistema de facturación, cobros e inventario interconectados).

Considerar bien esas cinco necesidades podría justificar la implementación de un software como IMS Probos: sistema de facturación, cuentas por cobrar, inventario, recursos humanos y otros módulos completamente integrados. No depende de que la empresa sea grande o pequeña, sino de sus necesidades particulares, en el momento o a mediano plazo. ¿Realmente necesitas un ERP? Si tu respuesta es sí, queremos servirte.

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