Cómo preparar a tu equipo para una implementación exitosa

Estamos comprometidos no solamente a proveer una herramienta de software bien construida, actualizada y estable, sino también a implementarla con el mayor nivel de excelencia: evitando las frustraciones innecesarias y ofreciendo acompañamiento a los usuarios en cada etapa. ¡Queremos que nos ayudes en este proceso!

Estamos comprometidos no solamente a proveer una herramienta de software bien construida, actualizada y estable, sino también a implementarla con el mayor nivel de excelencia: evitando las frustraciones innecesarias y ofreciendo acompañamiento a los usuarios en cada etapa. ¡Queremos que nos ayudes en este proceso!

Entiende el proceso y explícaselo a tus colaboradores

Implementar es mucho más que instalar una herramienta: incluye la instalación, la primera carga de datos, el entrenamiento a los usuarios y el acompañamiento cercano hasta que la organización interiorice la herramienta y la asuma como algo natural. Todo esto sucede mientras se desarrollan los procesos normales de la organización, por lo que los usuarios podrían tener una responsabilidad adicional durante la primera etapa. Para hacerlo, mira estas dos oportunidades:

  1. Explica el proceso con una ruta de trabajo clara y una perspectiva de tiempo razonable para alcanzar una meta. Por ejemplo: en el primer mes los procesos podrían ir un poco más lentos por la curva de aprendizaje, pero en el mes siguiente mes todo será más fluido e intuitivo.
  2. Identifica oportunidades para liberar tiempo de los usuarios, de forma tal que la lentitud inicial que experimentarán al desarrollar sus tareas en una herramienta nueva no detenga los procesos clave de la organización.

Reúne la información necesaria

Cada módulo de la herramienta requerirá unos datos específicos para la primera carga, y es posible que reunirlos tome un esfuerzo considerable: podrían estar en diferentes herramientas, en archivos físicos difíciles de localizar o en la mente de los usuarios. Adicional a esto, frecuentemente ocurre que algunos usuarios disponen de información clave de la organización que se resisten a compartir. Si faltara algún dato es posible que se detenga el proceso y se genere frustración en los usuarios. ¿Qué hacer al respecto?

  1. En cada etapa te resumiremos con tiempo los datos que deberían estar a la mano, si encuentras que no estarán disponibles avísanos para prever un curso de acción. Comúnmente se presenta el caso de datos históricos que definitivamente no están disponibles, en ese caso podemos inferirlos de otras fuentes o esperar a que los procesos se desarrollen para volver a tenerlos.
  2. Explica a los usuarios que tener los datos en una herramienta hará que su trabajo sea más eficiente, que la meta es ayudarles, no remplazarles.

Celebra los avances

El temor a los cambios es un proceso natural en el ser humano, pues el cambio requiere adquirir nuevos conocimientos y habituarse a una nueva realidad; ayuda mucho en el proceso cultivar una actitud de celebración ante los diferentes avances. ¿Cómo hacerlo?

  1. No esperes que termine la implementación para comenzar a celebrar: cada módulo implementado (con sus datos cargados, su entrenamiento y la experiencia de uso) es una nueva oportunidad para reconocer el avance. Celebrar los pequeños hitos nos ayudará a vencer el temor al cambio y facilitará todo el proceso de implementación.
  2. Evita saturar al usuario al pretender ir muy rápido: que el encargado de implementación pueda manejar al mismo tiempo una gran cantidad de información no significa que todo su equipo esté en el mismo nivel. Hemos diseñado el proceso de forma incremental, de forma tal que los usuarios pueden ir integrando la herramienta a su forma de trabajo con un sentido de logro y avance.

Ciclo de Implementación

Carga de Datos

Antes de comenzar a entrenar se cargan los datos de la empresa su información comercial (catálogo de ítems, clientes) e información histórica pertinente, como las facturas y cuentas pendientes.


Una parte se hace antes de empezar el entrenamiento y la otra junto a los usuarios, durante el entrenamiento.

Entrenamiento

El primer entrenamiento es un resumen general de las diferentes partes de la herramienta, luego de desarrolla un calendario por módulo según la prioridad de la organización y la complejidad de sus operaciones.


El calendario se programa según las prioridades de la organización y la disponibilidad de los usuarios.

Acompañamiento

Aunque cada módulo está completamente documentado, nos mantenemos cerca del usuario, de forma tal que ante cualquier incidencia no tenga que detenerse: se le muestra cómo hacerlo y se le refiere a una guía numerada.

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